VORÜBERLEGUNGEN
Ein Projekt steht und fällt mit der Vorbereitung
Die meisten Projekte, die in während der Durchführung in Probleme laufen, haben den Grundstein dieser Probleme schon bei der Projektvorbereitung gelegt. Deshalb ist es essentiell, zunächst folgendes zu klären !
Klärungsumfang
- Was genau soll mit dem Projekt erreicht werden ?
- Wer sind die Stakeholder ?
- Sind alle Stakeholder "on bord" ?
- Gibt es Alternativen wie Optimierung, De-Bottlenecking, externe Optionen ?
- Wo soll die neue Anlage gebaut werden ?
- Wie kann das gewünschte Ergebnis erreicht werden ?
- In welcher Grössenordnung werden die Kosten liegen (Order of Magnitude - +/-50%) ?
- Wieviel Zeit wird zur Implementierung benötigt (Meilensteine) ?
- Welche Resourcen stehen für die Umsetzung zur Verfügung ?
- Was kann schiefgehen (Projekt-Risiken) ?
- Ist ein solches Projekt auch bei ungünstigen Annahmen "feasible" ?
- Wer wird das Projekt leiten (Project Manager) ?
- Wer ist für den Einkauf verantwortlich (Firmen-Intern oder Extern) ?
- Welche Vertragsstruktur ?
- Wie wird die Kostenverfolgung und –Prognose bewerkstelligt (eigenes System oder kommerzielle Software) ?
- Wie wird die Zeitverfolgung gesichert (MS Project, Primavera, ... ) ?
- Projektteam Zusammensetzung ?
Wenn das Projekt nach all diesen Fragen von allen Stakeholdern unterstützt wird, dann muss die Projektplanung beginnen.
Projekt Budget
Man startet mit den benötigten Projekt Budget, das dem ernannten Project Manager zur Verfügung gestellt wird (Delegation of Authority).
Neben den technischen Planungselementen, die noch detaillierter beschreiben was gebaut werden soll, wo und wie es eingebunden ist, müssen weitere Planungselemente definiert werden:
Planungselemente
- Standards und Spezifikationen
- Einkaufsplan (wo wird was angefragt)
- Erster Projekt Zeitplan (MS Project, Primavera oder Ähnliches) mit Resourcenplanung
- Projektrisiko Management (z.B. ARM oder interne Lösung)
- Detaillierte Kostenschätzung (+/-25% oder besser)
- Budget für Unbekanntes (Contingency)
- Kosten- und Ausgaben-Plan (Ausgaben über die Zeit des Projektes/Cash-Flow)
- Projekt Economics & Feasibility – hierbei muss das Projekt auch unter ungüstigen Annahmen "feasible" sein
- Kontraktoren anfragen und unter Vertrag nehmen